Как работать с документами на отпуск в постпандемию. Инструктаж для кадровиков

Предлагаем инструкцию, как вести документы на отпуска в 2021 году и не попасть на санкции. Медработники переносили отпуска из-за пандемии ковида и не готовы планировать отдых из-за непонятной эпидемиологической ситуации. Читайте, о чем предупредить кадровую службу и что делать, чтобы избежать трудовых споров. Примеры формулировок и образцы рабочих документов прилагаются.

Подготовьтесь к массовым переносам отпусков

К сведению

В России уже есть судебная практика по нарушению коронавирусных санэпиднорм по ч. 2 ст. 6.3 КоАП (решение Санкт-Петербургского городского суда от 26.01.2021 № 12–52/2021 по делу № 5–971/2020, решение Свердловского областного суда от 17.02.2021 по делу № 71–149/2021)

В чем может быть проблема. Сложно предугадать, захотят ли работники в 2021 году массово улететь за границу или, наоборот, отложить отдых. Но и то, и другое приведет к просьбам перенести отпуск.

Как действовать. Чтобы предотвратить массовый уход работников в отпуска, разошлите уведомления о начале отпуска не за две недели, а за месяц. Так у сотрудника будет время согласовать отдых. А вы заранее увидите «спрос» в конкретный месяц и откажете в переносе сотрудникам без льгот. Проинформируйте кадровиков, что с 20 марта список льготников дополнили сотрудниками с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет. Эти работники вправе брать отпуск в удобное для них время, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК).

Сотрудников уведомляют о любом отпуске — основном и дополнительном. Так считает Роструд (письмо от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Основание — в Трудовом кодексе есть требование включать в график все оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК). Работодатель самостоятельно выбирает форму уведомления. Можно, например, добавить в график отпусков колонку «О дате начала отпуска уведомлен», в которой сотрудники ставят подпись и дату. Хотя некоторые суды считают, что работодатель нарушил закон, если не вручил сотруднику бумажное уведомление под подпись.
Добавьте в текст уведомления фразу: «Уведомление об отпуске от 22 июня 2021 года недействительно, так как даты начала и окончания отпуска изменены на основании вашего заявления от 8 июня 2021 года».

Предупредите о тесте на COVID-19 после заграничного отпуска

В чем может быть проблема. Не все работодатели в полной мере выполняют обязанность информировать работников о том, что нужно сдавать тест на COVID-19 после заграничной поездки (подп. 3.1 п. 3 постановления Главного государственного санитарного врача от 18.03.2020 № 7, далее — Постановление № 7). Если контролеры увидят, что требования не соблюдают, могут оштрафовать.

Как действовать. Проинформировать коллектив о требованиях Роспотребнадзора можно внутренним приказом. Пример — в образце 1. Вариант — дополнить уведомление об отпуске. Пример формулировки — в образце 2. Если отпуск закончится, а результата теста нет, оформите сотруднику удаленную работу на время самоизоляции. Чтобы подстраховаться, выясните, поедет ли работник в заграничную поездку и когда вернется. Если будет понятно, что в первый рабочий день он не сможет выйти на работу, заранее подпишите допсоглашение об удаленной работе. Если выполнять работу из дома невозможно, на дни самоизоляции берут больничный (п. 4.2 Постановления № 7).

Клиника не вправе требовать результаты теста на коронавирус и сведения, где отдыхал сотрудник (письмо Минтруда от 01.10.2020 № 14–2/10/ФС-1503). Однако можно попросить написать заявление, что отпуск проводил в России или после поездки за границу прошел тестирование и получил результаты. Пример заявления — в образце 3.

Образец 1. Приказ об обязанности сдавать тест на COVID-19 после заграничной поездки Скачать

Образец 2. Пример формулировки при информировании работников о необходимости сдавать тест на COVID-19 после заграничной поездки Скачать

Образец 3. Заявление сотрудника, планирующего отпуск Скачать

Перенесите отпуск на ранние даты

В чем может быть проблема. При плановой проверке ГИТ запрашивает справку о количестве неиспользованных дней отпуска за два предыдущих года. Если у работника есть 56 и более дней, организацию оштрафуют и выдадут предписание (апелляционное определение Мосгорсуда от 28.05.2018 по делу № 33а-3890/2018). Максимально возможный срок исполнения предписания — два месяца. Как результат — в отпуск придется направить несколько сотрудников одновременно.

Как действовать. Пусть кадровики проверят, когда запланирован отдых в 2021 году. Если даты выпадают на следующий рабочий год, отпуск переносят. Это нужно, чтобы не нарушить два требования ТК. Первое — запрет на непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК). Второе — необходимость использовать отпуск не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляют (ч. 3 ст. 124 ТК).

Если неиспользованных дней отпуска много, работника просят пойти в отпуск в ближайшее время. Иначе при проверке ГИТ клинику штрафуют и обяжут отправить работника в отпуск в сжатые сроки. Поручите кадровикам составить список работников, которые в прошлом рабочем году не ходили в отпуск. Проверьте, что сотрудникам выдали уведомления с просьбой перенести отпуск. Это поможет доказать, что компания сделала все, чтобы соблюсти требования ТК.

Это интересно

Что делать, если работник в отпуске получил коронавирусный больничный

Если сотрудник в отпуске заболел COVID-19, действуйте так же, как и при любой другой болезни. Объясните работнику, что он может продлить отпуск на количество дней болезни или перенести эти дни отдыха на другие даты. Если работник выберет перенос, проверьте, чтобы новые даты отдыха не выпадали на следующий рабочий год. Если выпадают, проследите, чтобы из-за переноса работник не оказался два года подряд без отпуска. Кроме того, не переносите на следующий рабочий год отпуска несовершеннолетних и «вредников».

Например, сотрудник с вредными условиями труда в апреле заболел в отпуске коронавирусом и хочет перенести отдых на декабрь 2021 года. Однако рабочий год сотрудника заканчивается 15 ноября 2021 года. Следует предложить сотруднику отгулять отпуск в удобное время, но до этой даты включительно. Если работник не идет навстречу, определите новые даты отпуска сами (ч. 1 ст. 124 ТК). Если работник во время отдыха оказался на карантине по коронавирусу, продлевать или переносить отпуск по статье 124 ТК нельзя. Если клиника не готова нести расходы на оплату карантина сотрудника, можно порекомендовать отозвать его из отпуска с пересчетом отпускных, чтобы у сотрудника остался только больничный лист (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14–2/В-393).

Определите, как будут отдыхать сотрудники на удаленке

Важно

С 1 апреля отменили временные правила оформления больничного работникам старше 65 лет в связи с пандемией. Теперь их отправляют в отпуск по общим правилам (постановление Правительства от 02.03.2021 № 300)

В чем может быть проблема. Клиники не всегда соблюдают порядок, по которому нужно предоставить отпуск дистанционщику. Он зависит от вида работы. Если удаленка временная, сотрудник отдыхает по общим правилам. А если постоянная, порядок прописывают в коллективном или трудовом договоре, допсоглашении (ч. 4 ст. 312.4 ТК).

Как действовать. Проверьте, что удаленных сотрудников ознакомили с документами на отпуск под подпись. Это можно сделать лично, по электронной почте или в мессенджере. Главное, чтобы такой способ взаимодействия был закреплен в договоре или другом локальном акте, а у работника была усиленная ЭП. Пример формулировки — в образце 4. Не удаляйте переписку с дистанционщиками. Сохраняйте ее, как минимум пока они работают в медорганизации. Переписка пригодится в случае разногласий.

Чек-лист. Что проверить в кадровых документах по отпускам в 2021 году

Скачать чек-лист

Образец 4. Пример формулировки в договоре с удаленным сотрудником Скачать

Образец 5. Приказ об отзыве из ежегодного отпуска Скачать